文件和記錄控制程序

1.0目的

確保所有FSC管理活動都有章可循，規(guī)范文件和記錄的管理，確保所有FSC管理活動都能有效執(zhí)行。

2.0適用范圍

適用于有限公司所有與FSC有關(guān)的控制過程。

3.0權(quán)責(zé)

3.1文管中心為本程序的主導(dǎo)部門，負責(zé)文件、記錄的統(tǒng)一歸口管理。

3.2其他各部門負責(zé)編制對應(yīng)的體系文件和填寫相關(guān)記錄表單。

3.3管理者代表協(xié)調(diào)文件的更改和修訂，文件由管理者代表審核并由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)行。

4.0作業(yè)程序

4.1文件和記錄的管理

4.1.1文件的版本狀態(tài)管理，新發(fā)布為A0，第一次改版為A1，之后為A2、A3……A10，當(dāng)體系有重大更改或組織結(jié)構(gòu)重大變更后文件可升版，版本號應(yīng)由A×升為B0，以此類推。

4.1.2公司FSC文件在發(fā)布前，須經(jīng)授權(quán)人審核和批準(zhǔn)。

4.1.3文件更改時，其版本、修訂號應(yīng)相應(yīng)更改。

4.1.4公司體系文件屬受控文件，受控文件需在文件上加蓋“管制”印章，加蓋該印章的文件不能隨意復(fù)印。對于FSC森林監(jiān)管體系相關(guān)體系文件及記錄，還需加蓋“FSC”印章。

4.1.5文管須記錄文件修訂后的版本變更情況,保存和保持最新版本記錄,文件由原制定單位權(quán)責(zé)人做修訂。

4.1.6為使文件清晰易懂,便于識別和檢索,應(yīng)做好文件的歸檔、編目、發(fā)放和回收。

4.1.7為確保在使用場所得到并使用有效版本的文件，發(fā)放新版本時，要及時從使用場所撤銷過時版本的文件。

4.1.8文件作廢時，要加蓋“作廢”印章進行識別，原底稿文件保存期限5年。

4.1.9各相關(guān)部門應(yīng)提供適宜的保管記錄的環(huán)境，以確保在保存期內(nèi)記錄不損壞、不丟失，對逾期的記錄，除保存外必須經(jīng)文管中心批準(zhǔn)后方可作銷毀處理

4.2 FSC外來文件的控制

直接引用的外來文件,由各部門經(jīng)理查閱后交由文管編號、登記和發(fā)放。

4.3發(fā)外文件的控制

各部門如需將受控文件發(fā)放到企業(yè)外部，必須通過文管進行登記，在文件更改時，應(yīng)到文管辦理更改、作廢等手續(xù)。但如果只是向客人展示公司實力時，這種情況，文管不進行這些方面的跟蹤。

4.3發(fā)外文件的控制

4.4 所有與FSC相關(guān)的文件和記錄至少需保存5年。

5.0相關(guān)記錄

5.1 文件總覽表

5.2 記錄管理一覽表

5.3 文件發(fā)放回收記錄